Rendezvényközpontok

rendezvényközpontok

Hiányos, rugalmatlan tájékoztatás

Egy rendezvényközpontban kiemelten fontos az, hogy mindig pontosan tájékoztassuk a közönséget – a legtöbb esetben ez mégsem valósul meg. Sokan tanácstalanul keresik a helyüket, az előadások helyét. Ennek fő oka, hogy a jelenleg is elterjedt tájékoztatási platformok, mint például a plakátok, előre felvett videóanyagok, rugalmatlanok, nehezen frissíthetőek.

Hosszadalmas várakozások, lassú bejutási procedúra

Manapság a rendezvényekre való bejutás gyakran hosszadalmas feladat, amely amúgy is rohanó világunkban már a esemény megkezdése előtt kellemetlen élményt jelenthet a látogatók számára. A lassúság fő oka az, hogy napjainkban is a rendezvények nagy része mellőzi a digitális eszközöket, a hoszteszek hagyományos papír alapú listák alapján keresik ki a résztvevőket.

Hagyományos, költséges megoldások

A digitális eszközök hiánya nem csak a beléptetésnél okozhat problémát. Egy B2B találkozón a rendezők csak kellően sok alkalmazottal tudják megfelelően kézben tartani a történéseket. Az esemény után hiányos, esetenként pontatlan és követhetetlen statisztikai adatokat nyerhetnek a tárgyaló felekről és az értekezések sikerességéről.

- DIGITÁLIS KONFERENCIA MENEDZSMENT

Olyan komplex Digitális Konferencia Menedzsment (DCM) rendszert fejlesztettünk ki, amely teljes mértékben támogat bármilyen rendezvényt a beléptetéstől, az informáláson, reklámozáson, tájékoztatáson át a B2B tárgyalások lebonyolításáig.

A RENDEZVÉNY ELŐTT

Beregisztrált, vagy partner által regisztrált ügyfelek listájának bekérése Excel formában, fontos, hogy minden ügyfél adata azonos formátumban kerüljön bele az adatbázisba.
NFC belépőkártyák gyártása és kiküldése.
B2B partner kiválasztása.
B2B mátrix készítése (automatizáltan kidob a rendszer egy javaslatot, amit az adminisztrátor finomíthat).
B2B helyszínek és időpontok kiküldése e-mailben és SMS-ben.

A RENDEZVÉNYT EZUTÁN 5 JÓL ELKÜLÖNÍTHETŐ RÉSZRE OSZTJUK FEL

I. BELÉPTETÉS ÉS ÜDVÖZLÉS

A vendégek az előre megkapott NFC kártyájukat a Dupla Digitális Toronyhoz érintik. Amennyiben jogosultak belépni az eseményre, az eszközön megjelenő virtuális hosztesz név és cégnév szerint köszönti őket.

TOVÁBBI LEHETŐSÉGEK

Elveszített, hibás belépőkártyák pótlása.
Reklám anyag lejátszása a Dupla Digitális Torony felületén.
Operatív Admin felületen valós időben megfigyelni a belépéseket.

II. Információs pontok

A rendezvény területére kitelepített Információs pultotokon lehetőség van

Beosztásuk megtekintésére.
Résztvevő cégek listázására.
Üres asztalok listázására.
Esemény térképének megjelenítésére és navigálásra.
További rendezvények listázására.
Információk e-mailen keresztül való kiküldésére.
Résztvevő üzletemberek és a delegált emberek listájának kiküldésére e-mailen keresztül.

III. B2B asztalok

Az összepárosított felek a kihelyezett asztaloknál találkozhatnak. Minden asztalra Mini Információs pultot helyezünk ki, mely eszközök feladata

Adott időpontban tárgyaló partnerek és cégeik nevének kiírása.
Tárgyaló partnerek azonosítása az NFC kártyáik által.
Igényelt tolmács azonosítása az NFC kártyája által.
Kontroll kolléga azonosítása az NFC kártyája által. Számláló automatikus indítása.
Jelzés, ha közeleg a partnerek tárgyalási idejének a vége.
Jelzés a késő partnernek.
A partner tájékoztatása , ha a tárgyaló fél nem jelent meg az eseményen.

IV. üres asztalok

Amennyiben a felek a biztosított időn túl is szeretnének további megbeszéléseket folytatni, vagy előre be nem jegyzett tárgyalófelek szeretnének megbeszélni, lehetőségük van az úgynevezett Üres asztalokat igénybe venni.

Ezeken az asztalokon is Mini Információs pultok vannak kihelyezve, melyek segítségével tudják azonosítani magukat. Itt lehetőségük van a feleknek a kijelölt időn túl is tárgyalni, de bizonyos időközönként ehhez meg kell ismételni az azonosításukat

V. KILÉPTETÉS

A vendégek távozáskor NFC kártyájukkal csekkolhatnak ki a rendezvényről. A virtuális hosztesz elbúcsúzik ekkor tőlük, a rendszer pedig eltárolja távozásuk időpontját

Amennyiben check out nélkül hagyják el a helyszínt, a rendszer automatikusan kilépteti őket a rendezvény végével.

A RENDEZVÉNY UTÁN

A rendszer összesíti a rendezvénnyel kapcsolatos adatokat, ezekből az adatokból részletes, érthető és vizuális kimutatásokat készítünk, melyek alapjául szolgálhatnak az elkövetkező rendezvények tökéletesítésének.

Sensoeye - Helytakarékos statisztikai gyűjtés

Az Információs Kioszkok mellett lehetőség van kisméretű SensoEye statisztikai adatgyűjtő egységeket telepíteni. A SensoEye eszközök elemzik a közönség arcát, majd nem és korosztály szerinti bontásban meghatározzák azok összetételét.